De voordelen van online werksessies
Nu het ernaar uitziet dat we ook de komende winter vanuit huis en dus op afstand met elkaar zullen werken, is het tijd om het samenwerken met de verschillende stakeholders en het co-creëren met je klanten op een nieuwe manier aan te pakken. Gelukkig zijn daar goede online tools voor, zoals een digitaal whiteboard waar je samen op kunt werken (bijv. Mural of Miro, in combinatie met video-bellen.
Waarom online werksessies helpen om met elkaar te verbinden
In tegenstelling tot wat je misschien zou denken, bieden online werksessies veel nieuwe kansen. Vanwege de fysieke afstand, verwachten veel mensen misschien dat zo’n online sessie heel afstandelijk is. Bij in-Novation hebben we daar als facilitator van innovatietrajecten ondertussen behoorlijk wat ervaring in opgedaan.
Wij hebben gemerkt dat de online werksessie juist veel verbondenheid schept. Misschien zelfs wel meer dan wanneer je in een “gewone” vergaderruimte bij elkaar zou zitten. Hoe dat kan? We zetten de voordelen van online werksessies voor je op een rij:
- Meer waarnemen…
Tijdens online werksessies zie je méér. Je ziet elkaars gezicht letterlijk dichterbij, dan wanneer je met elkaar in een zaaltje zit. Iedere deelnemer van de werksessie zit thuis achter een scherm, je krijgt daardoor bovendien een kijkje in elkaars huis. Je ziet foto’s, de boeken die mensen graag lezen, en huisdieren of kinderen laten af en toe hun gezicht zien. Dat schept saamhorigheid, zelfs als je elkaar nog helemaal niet kent.
- Beter luisteren…
Doordat je online nou eenmaal niet allemaal tegelijk door elkaar kunt praten, word je minder afgeleid. Er is minder geluid (ruis) van deelnemers die tussendoor even met elkaar praten. Bovendien werk je online in kleinere groepjes, waardoor iedereen aan het woord komt en er eerder naar ieder persoon geluisterd wordt.
- Efficiënter…
Het programma verloopt hierdoor strak en efficiënter. Doordat alle informatie daarnaast vastgelegd wordt op de digitale whiteboards, is het ook makkelijk om de input uit de werksessie te verwerken en analyseren.
In een recent innovatietraject, waar we meerdere opeenvolgende workshops hadden met verschillende stakeholders die elkaar nog niet kenden, was de feedback van onze klant:
“Ondanks corona was dit toch wel een van de weinige sessies die de deelnemers op deze schaal van dit niveau hebben mogen meemaken. Hiervan onderdeel te zijn zorgt voor een bepaalde binding, zowel sociaal als met de inhoud.”
En de nadelen?
Ten opzichte van fysieke workshops kleven er natuurlijk ook enkele nadelen aan online werksessie. Zo heb je bijvoorbeeld minder “gevoel” bij de deelnemers. Je ziet minder emoties en non-verbale lichaamscommunicatie. Online werksessie vragen bovendien om een goede voorbereiding. Met name met oog op techniek is het van belang ervoor te zorgen dat de deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en vooraf kunnen oefenen. Dit laatste geldt ook voor de inhoud van de werksessie. Als facilitator kun je nou eenmaal minder goed communiceren, zodra de deelnemers in verschillende groepjes uiteengaan en hun eigen video-kanaal gebruiken.
Een online werksessie biedt kansen
Het is van belang om het digitale whiteboard duidelijk en aantrekkelijk te maken voor de deelnemers, met behulp van gebruiksvriendelijke formats op maat. Ook heldere instructies zijn essentieel. Onze ervaring leert dat hierin mooie kansen liggen, namelijk de kans om goed georganiseerd en efficiënt te werk te gaan en de kans om door heldere communicatie een stuk betrokkenheid te creëren. We zitten tenslotte met elkaar in hetzelfde “online” schuitje.
Innovatietrajecten online & in-Novation
Ben jij benieuwd naar hoe we bij innovatietrajecten medewerkers, klanten, maar ook stakeholders door middel van online werksessie begeleiden?
Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag!
Ingrid Wendel
Service Designer
Barbara van Duin
Certified Customer Experience Professional (CCXP)